Po co w ogóle hotelowi budżet?

Aby odnieść sukces w biznesie, każda firma musi stworzyć biznesplan, który stanowi podstawę decyzji zarządczych. Na podstawie biznesplanu firma definiuje cele biznesowe, przygląda się ryzyku oraz rozwija działania biznesowe, które prowadzą do realizacji wyznaczonych celów. Wszystkie te działania są przeliczane na liczby i rejestrowane w planie finansowym zwanym również budżetem operacyjnym. Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem generalnym, czy kierownikiem działu – każdy zna ból okresu budżetowego. Ten stresujący czas roku stał się jeszcze trudniejszy po pandemii, która wstrząsnęła hotelami i sprawiła, że planowanie przyszłości stało się niemal niemożliwe. Tymczasem oczekiwania właścicieli nie zmieniły się, chcą oni niezmiennie widzieć wyższą rentowność rok do roku.

Doświadczyłem sytuacji w hotelach, gdzie budżet był jedynie czystą kalkulacją w Excelu – rzeczywisty wynik poprzedniego roku plus 10%. Na pytanie, w oparciu o to, co ten wzrost? – odpowiedź  brzmiała – „oczekiwania właściciela”. Szanse na osiągnięcie takiego budżetu były niewielkie, ponieważ nie było za tym żadnej strategii osiągnięcia tego wyniku.

Rozumiem, że właściciele mają oczekiwania, niejednokrotnie podyktowane także spłatą kredytu, budżet powinien być ambitny, lecz realistyczny i przygotowany na podstawie faktów i danych liczbowych. Nie ma sensu pokazywać na papierze świetnych wyników, jeśli nie można ich osiągnąć. Co więcej nierealny budżet powoduje, że zespół, który ma go zrealizować już na  starcie traci wiarę w jego osiągnięcie, a zatem i zaangażowanie.

Doradzając zespołom hotelowym, jak przygotować budżet operacyjny, proszę w pierwszej kolejności o wykonanie szczegółowej prognozy przychodów i kosztów do końca bieżącego roku. Miałem sytuację w hotelu, w którym prognoza do końca roku została przygotowana z mocno niedoszacowanym kosztem wynagrodzeń, w konsekwencji czego budżet został przeszacowany, a zespół musiał uzasadnić właścicielom nieosiągalny dwucyfrowy wzrost zysku planowany na kolejny rok!

Poza danymi finansowymi, ważna jest także analiza sytuacji rynkowej, raporty konkurencyjności obiektu, nowe hotele na rynku, sytuacja gospodarcza i planowane jednorazowe wydarzenia. Wszystkie te informacje umożliwiają zespołowi zarządzającemu opracowanie dokładnego planu strategii sprzedaży i planu marketingowego. Przeglądając budżety, szczegółowo analizuję także koszty wynagrodzeń. Osiągnięcie dobrego GOP jest ściśle skorelowane z tym kosztem.

Planowanie budżetu jest czasochłonne, lecz jednocześnie to kluczowy element sukcesu hotelu. Kto inwestuje czas, aby dobrze przygotować budżet, ten usprawnia działania operacyjne i stwarza strategiczne możliwości dla hotelu, zapewniając, że każda wydana złotówka zostanie przeznaczona na zwiększenie rezerwacji, poprawę reputacji i generowanie najwyższych możliwych zwrotów. I odwrotnie, źle zaplanowany budżet osłabia potencjał obiektu i marnuje zasoby.