Z mojej perspektywy najbardziej ekscytującym i złożonym czasem dla każdego dyrektora hotelu jest możliwość otwarcia własnego hotelu i poprowadzenia zespołu przed jego otwarciem.

Wszystko zaczyna się zwykle na około rok przed ustaloną datą otwarcia. To, co wydaje się być długim czasem, bardzo szybko okazuje się walką z czasem. W swojej karierze miałem przyjemność uczestniczyć w kilku otwarciach hoteli, od junior managera do managera hotelu. Bez względu na zajmowane stanowisko i związany z nim stres, zawsze było to wspaniałe doświadczenie, które pomogło mi rozwinąć umiejętności osobiste i postęp w karierze.

Nie wszystkie procesy otwarcia zakończyły się jednak sukcesem. Moje kluczowe wnioski wyciągnięte z negatywnych doświadczeń to świadomość, że bez wykwalifikowanego i zaangażowanego zespołu oraz dokładnie przygotowanego planu kamieni milowych, szanse na sukces są znacznie zmniejszone.

Obecnie za każdym razem kiedy prowadzę projekt pre-openingu hotelu w charakterze konsultanta, bazując na moim doświadczeniu zawsze zaczynam od przygotowania planu kamieni milowych projektu z jego krytycznymi punktami. Bez względu na wielkość hotelu istnieją pewne etapy i procedury, których należy pilnować i przestrzegać. Kluczowe jest uzyskanie jak najlepszego wyniku w każdej fazie. Ponieważ jest to projekt, który angażuje wielu interesariuszy, bardzo ważne jest dokładne zaplanowanie wszystkich kroków, aby spełnić wszystkie ich wymagania. Jest to bardzo złożone i czasochłonne zadanie, w którym czas potrzebny na wykonanie zadania i terminy muszą być dokładnie dopasowane. Całość dodatkowo komplikują opóźnienia spowodowane dostawami materiałów i sprzętu oraz brakiem siły roboczej w sektorze budowlanym.

Lista kontrolna nie ma standardowego formatu, ponieważ każdy hotel ma swoją specyfikę. Zazwyczaj plan dzielę na dwie równolegle przebiegające części: administracyjną i operacyjną. Ta pierwsza uwzględnia wszystkie działania sprzedażowe i marketingowe, które obejmują między innymi aktywności związane ze stworzeniem strony internetowej, organizacją działu rezerwacji i zarządzania przychodami oraz plan marketingowy. Zadania administracyjne obejmują zawieranie lub przegląd umów, w tym umów dotyczących marki, wymagań i standardów marki oraz budżetu operacyjnego. Druga część obejmuje całość zadań związanych z przygotowaniem hotelu do funkcjonowania, w tym zamówienie i dostawę zaopatrzenia operacyjnego i wyposażenia, planowanie menu, szkolenia operacyjne, a także procedury i standardy operacyjne.

Autor: Emanuele Dalnodar